Qué hacer si tu carga queda retenida en aduana

Cuando una carga queda retenida en aduana, el impacto operativo y financiero para cualquier empresa puede ser significativo. Desde retrasos en la cadena de suministro hasta multas por incumplimiento normativo, gestionar adecuadamente esta situación es vital para mantener la eficiencia y reputación de la organización. A continuación, se desarrollan los principales aspectos que los tomadores de decisiones deben considerar para actuar de manera efectiva ante este escenario.

1. Causas comunes de la retención aduanal

Las autoridades aduaneras pueden retener mercancías por diversas razones. Entender las causas es el primer paso para resolver el problema y prevenir futuras incidencias.

a) Inconsistencias en la documentación

Errores en la factura comercial, omisiones en la declaración o la falta de documentos como certificados de origen o NOMs pueden generar alertas automáticas que activan la retención.

b) Clasificación arancelaria incorrecta

Asignar un código arancelario erróneo puede llevar a sanciones e incluso a la inmovilización de la mercancía. La correcta clasificación es fundamental para la determinación de impuestos y regulaciones aplicables.

c) Revisiones aleatorias o fiscales

La aduana puede seleccionar cargamentos para inspecciones aleatorias o por motivos fiscales, como parte de estrategias de control.

d) Mercancía sujeta a regulaciones y restricciones no arancelarias (RRNA)

Productos como alimentos, medicamentos, tecnología y textiles pueden requerir permisos especiales, registros sanitarios u otras certificaciones emitidas por dependencias como COFEPRIS, SADER o SE.

e) Alertas de seguridad o origen sospechoso

Las aduanas también retienen mercancías que provienen de países con restricciones o que estén clasificadas como de alto riesgo.

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Acciones inmediatas al recibir el aviso de retención

Una respuesta ágil y coordinada puede marcar la diferencia entre un contratiempo menor y una pérdida mayor.

a) Verificación de la notificación

Es esencial revisar el motivo exacto de la retención. En la mayoría de los casos, la notificación oficial incluirá códigos, causales y la autoridad responsable del proceso.

b) Revisión de expedientes

Auditar de inmediato todos los documentos presentados: factura comercial, pedimento, lista de empaque, certificados y permisos. Verificar que estén completos, firmados y sin inconsistencias.

c) Contacto con el agente aduanal

El agente aduanal debe actuar como interlocutor entre la empresa y la autoridad. Su experiencia será clave para acelerar la liberación de la carga.

d) Preparación de respuesta correctiva

Si se requiere corregir o completar documentación, debe hacerse en el menor tiempo posible. En algunos casos, también se pueden presentar argumentos técnicos o legales para justificar la posición del importador.

e) Registro y seguimiento en plataforma de monitoreo

Contar con sistemas como el software CADU de Luhai permite tener una visión clara y actualizada de cada movimiento, ideal para dar seguimiento a incidentes en tiempo real. Conoce cómo funciona nuestro sistema de rastreo CADU.

Consecuencias logísticas y legales de una retención

No atender correctamente una retención puede acarrear consecuencias graves para la empresa.

a) Afectaciones en la cadena de suministro

La detención de insumos o productos puede paralizar la producción o retrasar entregas clave, afectando compromisos contractuales y relaciones con clientes.

b) Costos adicionales

Se pueden generar almacenajes, demoras en puertos o recargos por cambios de itinerario. Además, si hay errores recurrentes, aumentan los costos operativos.

c) Multas o auditorías fiscales

Una retención puede derivar en revisiones más profundas por parte de la autoridad fiscal, lo que representa un riesgo reputacional y financiero.

d) Daño reputacional

El incumplimiento logístico, especialmente en industrias sensibles como automotriz o alimentos, puede deteriorar la imagen corporativa ante clientes internacionales.

Evita estos escenarios con una estrategia de cumplimiento robusta.

Prevención: buenas prácticas para evitar la retención aduanal

Más allá de actuar ante una retención, lo ideal es contar con procesos preventivos que minimicen riesgos desde el origen.

a) Alianzas con agentes aduanales expertos

Trabajar con agencias que comprendan el giro de la empresa y el mercado de origen reduce significativamente los errores técnicos o normativos.

b) Capacitar al equipo de logística

El personal debe estar actualizado en regulaciones, clasificaciones arancelarias y plataformas digitales para el cumplimiento.

c) Digitalización de expedientes

Contar con expedientes digitales, auditables y estandarizados permite responder de forma más rápida ante cualquier requerimiento.

d) Revisiones internas preventivas

Auditorías regulares a la documentación de importación/exportación ayudan a detectar puntos vulnerables antes de que se conviertan en problemas reales.

e) Monitoreo y trazabilidad continua

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Conclusión

Saber qué hacer si tu carga queda retenida en aduana es más que una reacción técnica; es una necesidad estratégica para cualquier empresa que busca operar con eficiencia, cumplimiento y competitividad internacional. Tener los procesos, socios y tecnologías adecuados permite no solo resolver el incidente, sino también convertirlo en una oportunidad para robustecer la cadena logística.

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